Créer une marketplace pour l’e-procurement : Une solution stratégique pour votre entreprise

À titre personnel, nous faisons tous nos courses sur les multiples marketplaces disponibles en ligne. Cela est cependant beaucoup plus rare dans notre vie professionnelle. Si l’on se réfère à une étude Opinionway pour Office Depot, seule une Direction achats sur trois était digitalisée à fin 2019. Pourtant, l’utilisation d’une plateforme d’e-procurement ne présente que des avantages. Voici quatre bonnes raisons de créer une plateforme d’e-procurement : gagner du temps, faire des économies, optimiser son processus d’achat et avoir un meilleur contrôle.

E-procurement et marketplace d’E-procurement : de quoi parle-t-on ?

L’e-procurement désigne la digitalisation des achats professionnels via des plateformes en ligne. Il permet aux entreprises de centraliser leurs commandes, d’optimiser leurs coûts et de gagner en efficacité.

Une marketplace d’e-procurement est une place de marché numérique où les entreprises peuvent comparer, acheter et gérer leurs achats auprès de plusieurs fournisseurs sur une seule plateforme, simplifiant ainsi le processus d’approvisionnement en ligne. C'est d'ailleurs le lieu de rencontre idéal des vendeurs et des acheteurs.

1. Gagner du temps 

   Grâce à une ergonomie proche de celle des marketplaces B2C, à l’optimisation du catalogue, à une recherche facilitée et un traitement centralisé, la plateforme d’e-procurement contribue à réduire le cycle d’approvisionnement en ligne dans son ensemble. Les marketplaces d’e-procurement sont calquées sur celles que nous avons tous l’habitude d’utiliser au quotidien. Elles ne présentent aucune difficulté d’utilisation et permettent un gain de temps considérable, que ce soit pour les utilisateurs, les employés, les responsables des achats ou les fournisseurs. 

   En effet, si dans notre quotidien nous sommes si friands de ces places de marché virtuelles, c’est parce que tout est disponible au même endroit. Pour les professionnels, cela signifie qu’il n’est plus nécessaire de consulter une multitude de catalogues ou de sites internet pour trouver le produit ou le service recherché. Tous sont disponibles dans un même catalogue dont les références peuvent être triées et filtrées en fonction des besoins.

   De leur côté, les responsables des achats ne perdent plus de temps à intégrer un à un les catalogues dans leur ERP (progiciel de gestion intégrée). Ce sont les fournisseurs eux-mêmes qui intègrent et mettent à jour leurs produits et services directement sur la plateforme une seule fois pour tous leurs clients. Cette gestion centralisée, qui repose sur un système bien défini, permet également aux vendeurs d’être avertis directement à chaque fois qu’une commande est passée, leur traitement est ainsi plus rapide. Un bon fonctionnement du système garantit ainsi une efficacité accrue et une forte valeur ajoutée.

2. Faire des économies 

   L’utilisation d’une marketplace B2B permet de faire des économies sur plusieurs plans : la réduction et l’optimisation de la gestion administrative des achats, l’optimisation de la gestion des stocks et des transactions de la marketplace aux meilleurs prix grâce à une concurrence transparente. Le raccourcissement du cycle d’approvisionnement en ligne représente une réduction conséquente des coûts pour les entreprises.

   En effet, la charge administrative étant en partie reportée sur les fournisseurs et en partie automatisées, les acheteurs sont libérés de tâches à faible valeur ajoutée et du risque d’erreurs. Par ailleurs, la diminution du temps nécessaire à passer une commande, et donc à recevoir les produits, permet également de réduire les problèmes de stocks et d’en faciliter la gestion, ce qui représente une économie de surface de stockage et de frais de gestion.

   Avec la présence de plusieurs fournisseurs sur une même marketplace d’e-procurement, il est possible de comparer les différentes offres et de trouver celle avec le meilleur rapport qualité / prix. Par ailleurs, cette transparence sur les prix encourage les fournisseurs à être plus compétitifs, ce qui permet de réguler les prix et d’acheter au meilleur tarif. Les équipes responsables des achats bénéficient ainsi d’un processus optimisé, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et moins sur les aspects chronophages du travail quotidien.

3. Optimiser son processus achat

   Créer une marketplace adaptée à son marché permet de digitaliser et de mutualiser le processus d’achat pour arriver à un meilleur sourcing et une optimisation des achats. Même si la plupart des entreprises ne gèrent plus leurs achats à la main, les ERP n’offrent pas toujours une expérience utilisateur optimale.

   Les marketplaces d’e-procurement s’interfacent aux ERP existants et viennent offrir une expérience d’achat similaire à celle dont les acheteurs font l’expérience dans leur vie personnelle (Amazon, Fnac, La Redoute, etc.). Ils bénéficient donc d’un environnement familier et plébiscité. Cela en encourage l’utilisation et limite le risque d’erreur.

   La gestion des achats y est totalement automatisée, dématérialisée et présente l’avantage de regrouper toutes les étapes sur une même plateforme (bons de commande, validations, factures, etc.), ce qui évite les documents qui se perdent, les doublons, etc. Par ailleurs, tous les éventuels problèmes sont centralisés et gérés par un interlocuteur unique, le gestionnaire de la plateforme, ce qui facilite la résolution des litiges.

   La plateforme d’e-procurement, permet de référencer un nombre illimité de fournisseurs, ce qui en fait un outil idéal pour rationaliser son portefeuille fournisseur. En effet, avec une vision transparente de la concurrence, il est plus facile de sélectionner la meilleure offre. C’est d’autant plus vrai lorsque la plateforme comporte un système de notation et d’avis sur les produits et services. Les grands groupes y trouvent un avantage stratégique en rationalisant leurs achats à grande échelle.

4. Mieux contrôler ses achats

   Ainsi équipé d’outils digitaux performants et, surtout, englobant la globalité du processus d’achat, le responsable des achats peut ainsi assumer une fonction plus stratégique de contrôle et d’optimisation.

   Qu’il s’agisse d’achats stratégiques ou indirects, tout peut passer par une plateforme d’e-procurement. En effet, ces places de marché sont parfaitement adaptées aux transactions B2B et s’adaptent aux différents profils utilisateurs en intégrant les politiques d’achat (limites, validations, etc.) et les processus d’offre (devis, négociations, etc.), ce qui permet à l’entreprise un meilleur contrôle et limite les achats sauvages.

   La centralisation du processus d’achat et les outils de surveillance tels que les alertes, le reporting et l’historique des transactions offrent une traçabilité incomparable et un meilleur contrôle sur les dépenses. Les habitudes d’achat peuvent ainsi être facilement analysées et servir à des projections, à l’établissement d’objectifs et à une optimisation du processus. Grâce à ces outils, les employés peuvent mieux gérer leurs achats et assurer un suivi précis. Le contact avec des vendeurs est également facilité, rendant l’expérience plus fluide et efficace.  

   L'avantage de créer une marketplace d’e-procurement bien structurée est qu'elle permet de gagner du temps et de l’argent en mettant en place un système d’achat optimisé et mieux contrôlé.

   Mais qu’en est-il de la sécurité des paiements et de l’onboarding des fournisseurs ? C’est le rôle du prestataire de service de paiement (PSP), comme Lemonway. Nous accompagnons ainsi les marketplaces dans la gestion des paiements afin d’assurer une expérience client plus fluide et optimisée. Vous voulez en savoir plus ? Contactez-nous !